BENEFÍCIOS DO CONTROLE DA SEGURANÇA DO TRABALHO POR MEIO DIGITAL – GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

Resumo

Imagine o cenário no qual a frente de trabalho vai iniciar suas atividades do dia, o colaborador no local da atividade com seu tablet ou smartphone preenche os formulários de check list de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual), EPCs (Equipamentos de Proteção Coletiva), APR (Analise Preliminar de Riscos), DDS (Diálogo Diário de Segurança) e outas gamas de atividades oriundas da segurança para a atividade que será executada.

Assim que envia os formulários de um de seus gadgets o setor administrativo na sede do escritório é notificado, bem como o técnico/engenheiro de segurança que está indo fazer o deslocamento até o próximo local de inspeção/vistoria. Os formulários já estão no sistema da empresa e o fluxo do processo já está sendo seguido e acompanhado por todos, tudo isso em tempo real utilizando a tecnologia e ferramentas que podem facilitar serviços rotineiros, burocráticos e cotidianos como fiscalizações, acompanhamentos, mensurações, auditorias, etc.

A possibilidade de integrações com ferramentas como ERPs (Enterprise Resource Planning) permite toda a diretoria acompanhar o que está sendo feito e aos gestores o monitoramento de onde e quais atividades sua equipe esta desenvolvendo, o departamento de segurança pode verificar se todas as normas e procedimentos foram seguidos e ainda poder acionar um dos técnicos para ir verificar o local, registrar tudo por fotos e enviar diretamente para que o engenheiro de segurança possa avaliar e criar o plano de ação. Tudo o mais tempo real possível. Essa é a proposta apresentada neste artigo.

Entre muitas razões que levam as empresas a digitalizar os documentos, dentre as quais o cumprimento de exigências fiscais, tributarias ou sociais, como o caso do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que determina que toda instituição guarde cópias das notas fiscais eletrônicas (NF-es) emitidas, por no mínimo, cinco anos. Ou ainda como o e-Social que será abordado adiante. Porém os motivos vão além destes, trazendo uma série de benefícios para a organização que resolve implementa-las.

Tudo isso sendo implementado seguindo o que consta a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), implementada em 2018 e que afeta diferentes setores e serviços, seja no papel de governo, empresa ou indivíduo.

Palavras-chave: Integração, Documentos, Exigências, Segurança.

1. Introdução

Já parou para pensar quantas vezes foram compartilhados seus dados de forma online ou em papel? Em quantos sites? Como os documentos físicos foram armazenados? E o que acontece com toda essa informação armazenada e no meio digital quando se clica no botão “li e concordo”?

Porque a digitalização de documentos e processos é importante para a empresa? Há algum tempo isso já deixou de ser uma novidade para todos, ainda mais no mundo corporativo, e, cada dia mais, existe uma crescente necessidade de tornar os negócios mais inteligentes, seguros, robustos e autônomos a medida do possível, a chamada “era da transformação digital” oferece uma série de benefícios.

Nos dias atuais várias empresas se encontram em uma jornada com foco na transformação digital para melhoria contínua em sua maneira de gerenciar seus processos. Um dos paradigmas de gestão centralizado na melhoria e atualização contínua dos processos organizações é o BPM (Business Process Management). Muitas dúvidas circundam sobre quais competências serão necessárias, implementação e posteriormente os próximos passos para a maturidade e para o ciclo de PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Para o pessoal do campo, ter acesso em tempo real aos documentos da empresa como NRs, normas internas, regras de ouro, procedimentos operacionais padrão (POP), matriz de perigos e riscos (MPR), formulários, checklists, permissões de trabalhos (PT) e tantos outros documentos que circundam o setor da segurança e saúde ocupacional de cada trabalhador de forma independente é algo estimado e o sonho de todos os gestores e trabalhadores de campo das empresas que prezam por segurança, transparência, agilidade focando em fluxo de trabalho e levando em conta meio ambiente, tecnologia e controle de dados. Isso é a proposta de ferramentas e soluções que o controle e digitalização dos documentos, agregados a tecnologia da informação (TI) podem estar agregando de valor ao negócio.

Os documentos de forma eletrônica de SST – Segurança e Saúde do Trabalho, já precisam estar em formato eletrônico, bem como terem assinatura digital, previsto na portaria n° 211 do governo federal. Tal ato administrativo, publicado em abril de 2019, concedeu até dois anos para adaptação das empresas. Sendo obrigatória para empresas de grande e médio porte. Pequenas empresas terão prazo ate 2022, já para microempresas e microempreendedores, começara a valer a partir de 2024.

Vale ressaltar que todo documento digital deve ser regido no termo da Lei n° 13.709, de 14 de agosto de 2018, a qual entrou em vigor em 18 de setembro de 2020. Com isso o Brasil é um dos países que estabelece uma legislação específica para a proteção de dados. Afinal, não queremos que os documentos sigilosos da empresa, dos funcionários, fornecedores e afins sejam vazados ou acessado indevidamente. Diante dos atuais casos de uso indevido, comercialização e vazamento de dados, a LGPD garante a privacidade de tais informações.

Todos temos espectativas que as empresas cuidem de nossas informações bem como as de interesse dela, assim como a forma que são processadas essas informações e documentos desde o processo de preenchimento ate o armazenamento e processamento para o fim ao qual foi coletada.

2. Desenvolvimento

O que é a Portaria N° 211

Sucintamente, a Portaria n° 211 de 11 de abril, do Ministério da Economia, obriga a guarda eletrônica de documentos SST e a assinatura digital por parte das empresas. Ou seja, na prática os documentos devem sair do formato de papel para PDFA1 – com autenticação digital.

Tal processo não é novo, visto que já estava sendo desenvolvido desde o lançamento do e-Social (sistema de registro, elaborado pelo governo federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores de forma padronizada e simplificada). Além da celeridade, o meio eletrônico garantirá maior segurança, diminuindo fraudes, aumentando a economia com impressões, transportes e armazenamento de arquivos físicos.

Os documentos que poderão ser assinados digitalmente são: Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes, Plano de Proteção Radiológica – PRR, Análise Ergonômica do Trabalho – AET, Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO, Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA, Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR, Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT, Programa de Proteção Respiratória – PPR, Atestado de Saúde Ocupacional – ASO, Programa de Gestão de Segurança e Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMT.

Podem ainda ser emitidos eletronicamente, certificados ou comprovantes de capacitação contidos nas NRs (Normas Regulamentadoras), laudos fundamentais de todos os documentos listados anteriormente, como laudos de insalubridade e periculosidade. Fundamentados no Art. 200 do Decreto-lei m° 5.452, de 1° de maio de 1943, tal normativo ainda dispõe sobre a guarda de forma eletrônica de documentos assinados manualmente, incluindo os anteriores a vigência de tal portaria.

De acordo com o §2° da portaria, os documentos mencionados anteriormente devem ser salvos no formato pdf com qualidade padrão pdf/a-1, conforme ABNT NBR ISO 19005-1:2009.

Também será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos descritos no art. 1º assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência desta Portaria, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho. (PORTARIA N°211, §2°. 2019).

Assim, documentos digitais, inclusive assinados manualmente, devem estar disponíveis para futuras fiscalizações do trabalho para inspeções.

Uma das grandes vantagens da digitalização e controle eletrônico dos documentos e processos:

1- Aumento da produtividade: empresas que implementam a digitalização de documentos ganham com o aumento na produção. Isto é, o tempo para localizar os documentos são mais rápidos e as equipes podem focar em atividades mais produtivas e estratégicas. Segundo a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documents), no Brasil, os profissionais perdem-se cerca de duas horas por dia procurando documentos não ditais.

2- Maior segurança de dados: A segurança da informação e dos dados das empresas é tema primordial, entretanto, quando se tem os documentos armazenados em um ambiente seguro, fraudes se tornam menores. Com um sistema seguro, apenas pessoas autorizadas podem ter acesso aos documentos. Ainda conta com maior durabilidade além do bloqueio e rastreio de modificações.

3- Economia física de espaço: Com a digitalização, salas que antes eram utilizadas para arquivos e documentos podem ser destinadas a outros propósitos e finalidades. Podendo ser alocados em um único sistema ao invés de arquivos volumosos.

4- Arquivos organizados: Digitalizando também proporciona uma organização eficiente dos arquivos. Ao torna-los digitais, é possível categorizar de acordo com cliente, tipo, modelo, etc.

5- Empresa ecologicamente sustentável: Meio ambiente é um assunto sempre abordado, nesse contexto, a gestão digital é um meio ecologicamente viável, uma vez que se extingue o uso de papel e seu desperdício, bem com o uso de tinta de impressão, cartuchos, etc. Empresas que trabalham nessa linha, passam a ser bem vistas como uma organização que se preocupa com o meio ambiente e o impacto de suas ações.

6- Custos reduzidos: Diminuição de papel, tintas, alugueis e ou manutenção de impressoras resultam em uma coisa: redução de despesas. Dinheiro este que poderá ser aplicado em outros fins, como capacitação de colaboradores ou investimentos em setores da empresa.

Inicialmente, o uso da forma digital dos documentos de SST (Sistema de Segurança do Trabalho), prevista no artigo 1° é facultativa. Porém, se tornara obrigatória nos prazos a seguir contados da vigência da Portaria:

· 5 anos para microempresas e microempreendedores individuais,

· 3 anos para empresas de pequeno porte,

· 2 anos para as demais empresas.

Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada. (PORTARIA N°211, §1°. 2019).

O que é gestão eletrônica de documentos GED?

São ferramentas de gestão que visam promover o controle, armazenamento, elaboração, compartilhamento e recuperação da documentação. Normalmente, feita por meio da criação de uma intranet podendo ser acessada por funcionários autorizados através do uso de um software que comportam, organizam e permitem o compartilhamento. Isto é, uma tecnologia, uma metodologia para gerenciamento de documentos de forma digital.

Em seu sentido amplo, significa assegurar acesso pleno a documentos e informações necessárias à tomada de decisões diárias. Com destaques aos objetivos:

· Contribuição para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente,

· Normatização dos processos para classificar, avaliar, transferir, recolher, guardar ou eliminar documentos,

· Controle de fluxo de documentos e organização dos arquivos,

· Racionalização da produção documental,

· Processo de decisão mais célere,

· Economia, eficiência e eficácia na administração,

· Transparência dos atos administrativos,

· Permitir de forma ágil e assertiva acesso aos documentos e às informações.

O que é digitalização de documentos?

Nada mais que o processo de conversão das informações em um formato digital, onde elas são organizadas em formado de dados (bits) que por sua vez são endereçados separadamente em grupos (os grupos de bits são chamados de bytes). Dados binários que o computador e outros dispositivos com capacidade de computação que fazem parte do nosso dia-a-dia, smartphones, tablets, smarthwatch, etc podem processar.

Isso torna mais fácil a preservação dos documentos, acesso e compartilhamento. Por exemplo, um APR (Analise Preliminar de Risco) preenchido em campo seria enviado em tempo real ao servidor da empresa e poderia estar em mãos dos técnicos de segurança para fiscalizações e orientações, tudo isso sendo do preenchimento ao monitoramento deste documento de forma digital.

Por que a empresa deve aderir a documentos digitais?

Existem vários fatores que podem aderir dentro de um processo da empresa aliado dentre os quais:

· Reduzir custos com a manipulação, impressão e gestão de documentos

· Reduzir custos departamentais oriundos de arquivamentos de papeis e geração de documentos físicos

· Melhorar a segurança da informação

· Facilitar o compartilhamento dos documentos e aumentar a colaboração entre os profissionais com a automação remota

· Rastreabilidade das informações dos profissionais de campo para os profissionais internos

· Facilidade de acesso a informações e documentos

· Controle da qualidade dos dados por meio da tecnologia

· Eficiência no controle de auditorias

· Facilidade dos técnicos de segurança em saber onde e os envolvidos em cada atividade e frente de serviço

· É mais barato que o meio físico, hoje é muito mais vantajoso economicamente para qualquer gestão

· Localização e colaboração nos documentos

LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados

A Lei n° 13.709, aprovada em agosto de 2018 e vigente em agosto de 2020, ou também conhecida como LGPD. Assim, essa lei visa criar uma padronização de normas e práticas dentro de um cenário de segurança jurídica, com objetivo de promover a proteção dos dados. Assim todos dados em território nacional, sejam de brasileiros ou estrangeiros deve cumprir a LGPD, que também determina o que pode ser compartilhado internacionalmente com outros países e instituições.

Inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados – RGPD, da UE (União Europeia) n° 2016/2079, que se refere a proteção das pessoas singulares com relação ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação de tais dados. Adotada em 2016 na Europa, afim de prepara-la para a era digital, reforçando os direitos dos cidadãos europeus, bem como facilitando a atividade comercial com a facilidade e simplicação das normas aplicáveis ás empresas.

Assim, o foco principal da lei é proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade com o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Ø Consentimento: o usuário ou cidadão é a base para que os dados pessoais possam ser tratados, podendo esse ser dispensado para cumprir uma obrigação legal, execução de politica pública, estudo via órgãos de pesquisa, execução de contratos, defesa de direitos em processos, preservação da vida e integridade física de uma pessoa, tutelar ações de profissionais de saúde ou sanitários, prevenção de fraudes contra o titular, proteção de crédito, atendimento a interesse legítimo. Conforme apresenta o Art. 11, II, da Lei.

Trazendo garantias ao cidadão como poder solicitar a exclusão dos dados, revogar o consentimento, transferir os dados entre fornecedores de serviços, etc. Tal tratamento deve ser feito levando em conta requisitos como finalidade e necessidade, sendo esses informados e aceitos pelo titular.

Ø Fiscalização: A ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais), Lei n° 13853/2019, é a instituição que tem a tarefa de regular e orientar, de forma preventiva, sobre como aplicar a lei. Tendo que a LGPD prever a existência de agentes de tratamento de dados e estipular suas funções dentro das organizações, tais como a do controlador, responsável pelas decisões do tratamento, o operador, quem realiza o tratamento em nome do controlador e do encarregado, que vai interagir com os titulares dos dados pessoais e a autoridade nacional.

Quanto a administração de riscos e falhas, responsáveis por gerir dados pessoais devem redigir normas de governança, adotando medidas preventivas para a segurança, replicar boas práticas e certificações existentes, elaborar planos de contingência, realizar auditorias, resolver incidentes e informar imediatamente a ANPD sobre violações bem como aos indivíduos que forem afetados. Tais falhas de segurança podem gerar multas de até 2% sobre o faturamento anual da empresa, sendo esta limitada a R$ 50 milhões por infração.

Para elaborar tais regras, o controlador e o operador, deverão considerar em relação ao tratamento e aos dados, a natureza, o escopo, a finalidade, a probabilidade, a gravidade dos riscos e dos benefícios decorrentes do tratamento de dados do titular, (ART 50, § 1º, da LGPD).

Além de disponibilizar informações sobre o tratamento de dados tanto no meio físico como digital, tanto de pessoa natural ou jurídica. Por afetar vários setores da economia não se aplica apenas para grandes empresas, salientando que a área de TI (tecnologia da informação) será a área/departamento mais afetado por tais mudanças, aliado junto ao departamento jurídico de uma organização será indispensável para que a empresa esteja em conformidade com a LGPD.

A instituição de medidas e de regras de boas práticas e de governança é fundamental para que todos os requisitos necessários à proteção de dados pessoais sejam efetivados (PINHEIRO, 2020).

Figura 1 – A LGPD em um giro

Fonte: Serpro gov.br (2018). Adaptada pelo autor (2021)

Quais os benefícios para o negócio?

1. Orientação a dados: A manipulação do papel exige muito tempo dos profissionais, tempo esse que poderia dedicar a analise, estratégia e outras funções. Ao digitalizar a empresa torna seus negócios orientados a dados, podendo inclusive coloca-los em BI e relatórios dinâmicos. Administra melhor suas obrigações burocráticas em um sistema que consegue elevar a produtividade da equipe. A partir de uma base de dados, uma empresa poderá analisar e tomar uma decisão de maneira muito mais rápida, concisa e até mesmo autônoma.

2. Sustentabilidade: A redução do volume de impressões, a empresa se torna mais sustentável e ecologicamente correta. Bastando olhar a quantidade de árvores que são derrubadas para fabricação de papeis, composição química das tintas de impressão e a energia elétrica gasta durante a impressão. Transporte de documentos, etc.

3. Controle de acesso: Toda a documentação da empresa passa a ser armazenada em um sistema. Assim, é possível certificar quem são as pessoas autorizadas a acessar, alterar e compartilhais tais documentos. Bem como ter o lastro de cada um que fez e o que foi feito em cada arquivo.

4. Redução dos riscos de perdas e extravios: Toda empresa esta sujeita a riscos como incêndios, por exemplo, o que poderia fazê-la perder toda a documentação. Com a parte de tecnologia envolvida, existem vários meios de garantirem que os arquivos serão preservados, como backups externos por exemplo ou computação em nuvem. Da mesma forma, ao ter um sistema assim, é possível monitorar a manipulação das informações e recuperar em caso de erros e falhas.

5. Interação de ponta-a-ponta: Para os colaboradores de campo, o preenchimento de documentos de forma digital também traz benefícios que vão além do papel. Como a acessibilidade, preenchimento de documentos rotineiros (APR, DDS, Check Lists, etc) com o controle do administrativo interagindo com o que é feito em campo, em tempo real (quando houver disponibilidade da internet). Tona assim, o processo menos burocrático.

Ferramentas propostas para implantação que aderem aos objetivos

ü File Server

ü Custo: Versões gratuitas e pagas

Trata-se de uma aplicação/serviço prestado por um servidor, computador ou sistema de armazenamento (storage), afim de disponibilizar arquivos, pastas e/ou volumes de armazenamento para outros dispositivos na rede ou internet (cloud).

Em tradução livre, servidor de arquivos, abrange toda a parte física (hardware) e operacional (software) necessários para implantar esse tipo de servidor. É um sistema voltado para armazenagem e compartilhamento de dados em rede com vários dispositivos, como computadores, tablets, smartphones, etc.

Sua principal função é fornecer aos usuários um local de armazenamento centralizado e gerenciável. Onde apenas quem tem os devidos acessos possa acessar as pastas e arquivos.

SO (Sistemas Operacionais) como Windows (Microsoft Windows File Server) e Linux (Samba) podem ser utilizados para montar um file server. Neste caso, os clientes da rede (dispositivos como computadores, tablets, celulares) também precisam ser compatíveis ao sistema para não ocasionar colapsos.

Os servidores de arquivos também podem ser utilizados para criação de ambientes de colaboração multiusuário, facilitando o compartilhamento de dados entre diversos usuários de uma mesma rede. Estar nessa mesma rede pode ser acessar os dados localmente ou remotamente, via internet.

Além de compartilhar conteúdos como fotos, vídeos, imagens e documentos para todos que tem acesso, um servidor de arquivos pode ser usado como uma nuvem privada de dados.

ü Gestão de documentos com Alfresco

ü Custo: Versão Gratuita

O Alfresco Content Services é um serviço de código aberto -open source- cuja função é permitir a organização e gestão dos documentos, arquivos, conteúdos web e documentos colaborativos. Por ser de código aberto, é flexível e permite uma infinidade de alterações para se adequar as necessidades de cada negócio.

Para sua implementação, deve ser feita uma série de etapas afim de garantir seu correto funcionamento e o aproveitamento de todas as funções, sendo essas:

Identificar os documentos eletrônicos: A primeira etapa consiste na identificação dos documentos produzidos pela empresa. Assim, é realizado um estudo dos arquivos para mensurar o nível de produtividade, o que permite criar um sistema adequado. Também é feita a classificação dos arquivos, separando por categorias, temas, setores oriundos, importância, datas, etc.

Separar arquivos em pasta: Seguinte a identificação e classificação feita a separação dos arquivos e pastas identificadas com seus nomes. As pastas que comportam os documentos eletrônicos são gerenciadas com aplicativos de segurança, que garante o acesso somente as pessoas que estão autorizadas a acessar e editar. Evitando assim, o vazamento de informação.

Instalar e ajustar conforme demanda: A próxima etapa, o responsável pela operação da gestão eletrônica faz a instalação do Alfresco e ajusta seu código programando-o conforme as necessidades especificas da empresa. A partir disto, podem ser criados sistemas de buscas para localização, compartilhamento e descartes dos documentos, entre outras possibilidades.

Indexar documentos eletrônicos: Por fim, a gerência eletrônica com o Alfresco, prevê a criação e indexação dos arquivos em que são designados termos específicos em cada documento, permitindo que possa ser encontrado facilmente, agregado agilidade e praticidade.

· Com esses passos, a ferramenta já traz vantagens como:

· Controle de versões da documentação, onde é possível ver todas as alterações que foram feitas no documento e inclusive acessa-las. Também é possível limitar quem pode visualizar e alterar o documento.

· Visualização da documentação web pelo navegador sem necessidade de fazer download ou abrir com outros programas específicos.

· Workflow, capacidade de definir o fluxo do trabalho.

· Integrações com plataformas como Google Drive, LibreOffice, Microsoft Office, etc. Onde é possível editar e alterar o documento diretamente na nuvem de forma online.

· Open Source, tecnologia aberta que possibilita integrações a partir do seu código.

· Capacidade de integração em plataforma mobile com Android e IOS.

· Robustez para gerenciar e agilizar fluxo de trabalho.

· Função OCR que permite buscas simples e avançadas nos documentos enviados permitindo uma melhor categorização.

ü BI – Business Intelligence

ü Custo: Versões gratuitas e pagas

O BI, inteligência de negócios, combina a análise empresarial, mineração de dados, visualização de dados, infraestrutura, ferramentas de dados com práticas recomendadas para auxiliar as organizações em tomadas de decisões com métricas e dados. A partir do momento que possuir visões abrangentes dos dados da organização e com esses impulsionar mudanças positivas, eliminando a ineficiência e adaptabilidade às mudanças do mercado em toda sua cadeia. Isso é o que se espera de uma ferramenta de BI bem implementada.

Além de algo específico, o BI engloba os processos e métodos de coleta, armazenamento e análise de dados das operações e/ou atividades afim de otimizar o desempenho dos negócios. Tudo isso integrado para uma visão abrangente para auxílio na tomada de decisão e melhorias.

Em toda ferramenta de business intelligence, podemos encontrar os principais processos:

· Mineração de dados – banco de dados, estatísticas e machine learning (aprendizado de máquina) para revelar tendencias em conjuntos de dados.

· Geração de relatórios – as partes interessadas tem acesso a informação para a tomada de decisão a partir dos dados analisados.

· Benchmarking e métricas de desempenho – comparação de dados atuais com dados históricos para relação com metas. (Benchmarking: processo de avaliação da empresa em relação à concorrência, por meio do qual incorpora os melhores desempenhos de outras firmas e/ou aperfeiçoa os seus próprios métodos).

· Análise descritiva – análise dos dados passados para descobrir o que ocorreu.

· Consultas – com consultas e perguntas aos dados armazenados, o BI extrai respostas dos conjuntos de dados.

· Análise estatística – usando conceitos de estatística, é aplicado resultados de analises para explorar com mais profundidade os dados, como tendencias.

· Visualização de dados – transformar os dados analisados em representações visuais, com gráficos, diagramas, histogramas, etc.

· Análise visual – explorar os dados pelas histórias visuais para comunicar informações mantendo o fluxo da análise conforme necessário.

· Preparação de dados – compilar diversas fontes de informações, identificando dimensões e medidas preparando-as para a análise de dados.

O BI pode auxiliar na tomada de decisão, pois apresenta os dados atuais e históricos no contexto do negócio. Podendo oferecer um benchmarking do desempenho e concorrência a fim de ajudar a organização a operar de forma mais eficiente e ágil. Também pode ser identificado tendências de mercado com mais facilidade.

No caso da segurança, pode ser mensurado locais com mais riscos, maiores acidentes, locais com mais atendimentos e demandas e assim a administração consegue direcionar e tomar as devidas providencias com respaldo.

Alguns exemplos de como o BI pode auxiliar empresas na tomada de decisões:

- Identificar formas de aumentar os lucros

- Analisar comportamentos dos clientes

- Analisar comportamento das equipes de campo

- Analisar comportamento dos fornecedores

- Acompanhar o desempenho

- Otimizando as operações

- Prever sucessos e pontos de melhoria/atenção

- Identificação de tendências

- Descobrir erros e/ou problemas

Ferramentas como o Power BI da Micrsoft, BIRT, IBM Watson Analytics, Jaspersoft Community e Qlik, são exemplos que podem ser implementados se estudados mais a fundo.

ü Assinatura Digital / Eletrônica – Certificado Digital

ü Custo: Versões gratuitas e pagas, dependendo da necessidade

O documento com a assinatura digital tem a mesma validade de um documento com assinatura física e é regulamentado pelo Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020.

A assinatura digital é segura por ser protegida por criptografia, que consiste na armazenagem de dados com um código incompreensível para agentes externos. Essa chave criptográfica pode ser instalada em um computador, em um cartão com chip ou em um token, similar a um pendrive. As mídias variam de acordo com o seu certificado digital existindo:

Certificado digital A1: armazenado apenas no computador. É indicado para quem usa apenas 1 máquina para realizar suas transações, direcionado para escritórios que dependem apenas de um computador para suas obrigações. É valido por 12 meses com um baixo custo de aquisição dentre as opções.

Certificado digital A3: armazenado em um cartão chip ou token, podendo ser transportado e usado em outros computadores que tenham o software compatível. Ideal para mobilidade ou escritórios com vários computadores.

Podendo ser utilizados em amplas atividades como envio de um documento por email até transações pela internet (portais públicos, receita federal, justiça, etc), todos garantidos pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), conforme decreto n° 10.278/2020, que estabelece normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham a mesma validade legal dos documentos originais. Sendo esses bloqueados para qualquer tipo de edição/alteração após assinados (criptografia).

• Assinatura eletrônica do governo federal:

Permite a assinatura de documentos em meio digital utilizando a conta gov.br. Para utilizar o serviço da assinatura digital do gov.br, é necessário pelo aplicativo - Meu gov.br - podendo ser feita em bancos conveniados (Banco do Brasil e Caixa Economica Federal) ou por meio de certificados digitais.

1.Acesse o Portal de Assinatura Eletrônica utilizando a sua conta gov.br. Certifique-se de que sua conta do gov.br está validada para realizar a assinatura digital. Caso você não tenha uma conta gov.br: acesse o portal gov.br e crie uma conta "verificada" ou "comprovada".

2. Faça o login na sua conta gov.br usando seu CPF e senha. Após o login, você será direcionada para a tela de "Assinatura de documento".

3. Adicione o arquivo que será assinado. Clique em “Escolher arquivo” e selecione um arquivo do computador, celular ou tablet. Os arquivos devem ter extensão .doc, .docx, .pdf, ou .odt.

4. Escolha o local da sua assinatura no documento. Clique no documento para definir onde sua assinatura vai ser posicionada. Em seguida, clique em “Assinar digitalmente” para validar a assinatura.

5. Valide sua assinatura. Na janela dos Provedores de Assinatura, clique em "usar gov.br". Em seguida, insira o código enviado para o seu celular.

Você verá uma mensagem de sucesso e será direcionado para a página de onde poderá baixar o documento assinado.

6. Baixe o documento assinado. Clique em "Baixar arquivo assinado" para baixar o arquivo .pdf para seu computador, celular ou tablet.

7. Consultar assinatura do documento. Acesse o portal de assinaturas e adicione um arquivo que já foi assinado. As assinaturas serão listadas próximas ao documento, no campo “Assinado digitalmente por”. Também é possível consultar as assinaturas do documento no "Painel de Assinaturas" do Acrobat Reader ou de outros leitores de pdf.

• Assinar documentos pelo PDF no Adobe Reader:

1. Após ler o documento na íntegra, vá em “ferramenta” na barra superior.

2. Procure a opção “certificados” e clique em “abrir”.

3. Na barra superior vai aparecer a opção “assinar digitalmente”, clique nela!

4. Por fim, vá ao final do texto, no espaço para colocar sua assinatura e faça um quadrado, demarcando o espaço que irá ficar sua assinatura digital. Na sequência vai abrir uma janela com os certificados digitais identificados. Selecione o certificado com seus dados e clique em “continuar”. Em seguida, clique em “assinar”.

5. Assim, basta salvar o documento e pronto! Ele foi assinado digitalmente.

• Importe os certificados do gov.br no Adobe Reader:

1. Primeiramente, baixe a cadeia e certificados do gov.br clicando em: https://arquivos.ufsc.br/f/011077a80362419997c3/?dl=1

2. Salve o arquivo em um local conhecido no seu computador, para conseguir acessá-lo posteriormente (documentos, download, desktop, etc);

3. Abra o Adobe Acrobat Reader. Clique em Editar e em Preferências.

4. Clique em Assinaturas e em seguida em Mais na área de Certificados confiáveis e de identidade.

5. Clique em Certificados confiáveis e em seguida em Importar.

6. Clique em Procurar.

7. Selecione o arquivo que você baixou anteriormente (chamado Cadeia_GovBr-der.p7b) e clique em Abrir

8. Em seguida, selecione o certificado P1 Homologação e clique em Importar.

9. Pronto! Pode fechar todas as telas. A partir de agora, o certificado da AC Raiz do gov.br torna-se confiável em seu Adobe e com isso, terá mais facilidade para confiar em documentos PDF assinados eletronicamente com certificados digitais emitidos pelo gov.br.

• Assinar documentos pelo PDF no Foxit Reader:

1. Abra o documento a ser assinado.

2. Após sua leitura, vá até a aba "Proteger", clique no botão "Assinar e Certificar" e depois em "Colocar Assinatura".

3. No final do documento, demarque um retângulo onde deverá ser colocada a sua assinatura.

4. Em seguida vai se abrir uma janela "Assinar Documento". Selecione o Certificado Digital desejado, o motivo pelo qual você está assinando e clique em "Assinar".

5. Seus dados aparecerão no retângulo demarcado e seu documento estará assinado. Agora basta salvar o PDF e inserir o seu PIN para concluir a assinatura.

• Assinar documentos pelo Microsoft Word:

1. Após ler o documento na íntegra, clique em “arquivo”, depois em “Informações” e então, em “Proteger Documento”. Na sequência, clique em “adicionar uma assinatura digital”.

2. Neste momento aparecerá uma janela para preencher algumas informações como o “tipo de compromisso” – escolha a opção mais aderente e depois preencha o “objetivo da assinatura deste documento”.

3. Nesse exemplo selecionamos a opção “aprovou esse documento” e preenchemos como “teste”. Certifique-se de que o certificado digital selecionado está correto e clique em “assinar” para finalizar.

4. Pronto seu contrato foi assinado!

6. Conclusão

A internet e os meios digitais mudaram drasticamente a formo com a qual nos comunicamos e lidamos com as tarefas cotidianas e rotineiras em nosso trabalho. Diariamente, enviam e-mails, compartilham documentos, preencher documentações, pagam-se contas, realizam-se cadastros, etc. Tudo isso de forma online e digital, inserindo dados pessoais e da empresa, muitas vezes sem pensar até mesmo como todos os dados são processados.

A atenção às mudanças legislativas é essencial para o funcionamento da empresa dentro das leis e normas exigidas pelos órgãos fiscalizadores. Com a obrigatoriedade exigida pela Portaria 211, organizações tem cada vez mais visto a tecnologia como uma aliada no manejo dos documentos como o SST. Com objetivo de agilizar o processo de obtenção, acesso e conservação dos documentos pelos profissionais atuantes do setor.

A otimização de processos, principalmente os internos da empresa e para o trabalho em campo utilizando a digitalização é inevitável. Ao utiliza-lo a empresa passa a ter todas as vantagens citadas neste artigo. Porém de nada adianta os arquivos estarem digitais em um ambiente inseguro ou não ter as vantagens de ferramentas como o BI se revoluciona constantemente, acompanhando a tecnologia e necessidades empresariais, assim, tanto a IA como o Machine Learning estão se desenvolvendo continuamente e as empresas devem aproveitar as oportunidades para se impulsionarem.

Tanto o departamento jurídico como o departamento de tecnologia da informação serão de fundamental importância para que sejam cumpridas as leis e normas abordadas. O que acarretará investimentos em infraestruturas, tecnologias e capacitação profissional.

Para que uma empresa que trabalhe com dados digitais esteja preparada e em conformidade com a lei não basta atender apenas as normas e exigências fiscais, deve estar em comum acordo com a lei geral de proteção de dados. Assim para a organização, representa-se uma oportunidade de endossar sua postura de privacidade preservando, por fim, o fortalecimento, confiança e engajamento de clientes e consumidores.

Assumir o compromisso com seus deveres e obrigações perante a lei e com o uso dos dados, além da redução considerável do risco de perdas, vazamentos e exposições, impulsiona diversas vantagens ao negócio de forma competitiva com um aprimoramento de seu know-how sob uma perspectiva ética e responsável.

Referências

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